Samordnet rapportering 2018

Det nærmer seg den tiden på året hvor alle idrettslag skal rapportere inn en del nøkkelopplysninger. For å bistå alle våre skiklubber best mulig har vi her laget en oversikt over hva som skal sendes inn og hvordan dere praktisk får rapportert inn riktige tall på aktive medlemmer i klubben. Portalen åpner 01.april.

Rapportering av medlemsopplysninger - frist innen 30. april hvert år: 

• Medlemstall - antall betalende medlemmer pr 31.12. i hovedlaget foregående år. 
• Aktive medlemmer - pr 31.12. foregående år (se forklaring på aktive medl. under).
• Idrettslagets tillitsvalgte og ansatte i ledende stillinger. 
• Protokoll fra årsmøtet - skal lastes opp i signert versjon. 
• Årsregnskap - fra foregående år skal lastes opp i signert versjon. 
• Valgt revisors beretning - lastes opp i signert versjon/ Revisjonsberetning fra engasjert revisor - lastes opp i signert versjon. 
• Kontrollkomiteens beretning - lastes opp i signert versjon. 
• Momskompensasjon - Rapportering og søknad om mva-kompensasjon på varer og tjenester.

Klargjøring til Samordnet rapportering

Beskrivelse - medlemstall

Når det gjelder hvilke personer/medlemmer i idrettslaget som skal telles med i grunnlaget medlemstall som skal rapporteres, så er dette de personer som er medlem pr. 31.12.17, og som har betalt medlemskontingent til idrettslaget i 2017. 

Det blir mulighet for idrettslagene også i 2018, å legge inn medlemstall og aktive medlemmer manuelt. For de idrettslag som har tatt i bruk medlemsadministrasjon i idrettens egen løsning, KlubbAdmin.no eller annet godkjent medlemsregister, vil kunne få disse tallene automatisk utfylt ved samordnet rapportering. Vær oppmerksom på at tallene som blir automatisk utfylt ikke tar hensyn til om medlemmet har betalt medlemskontingent eller ikke.

(Tekst hentet fra NIF sitt informasjonsskriv til alle idrettskretser og særforbund)

Beskrivelse - aktive medlemmer

Alle medlemmer som regelmessig deltar i organisert aktivitet i regi av idrettslaget, eller representerer idrettslaget i idrettskonkurranser eller lignende, skal regnes som «aktivt medlem» med tilhørighet i en konkret gren.

Med «deltagelse» menes både å selv utøve idretten gjennom trening eller konkurranser, og å tilrettelegge for at andre skal kunne drive aktivitet i idrettslaget.  Tilretteleggelse omfatter blant annet trenere, lagledere og de som løser andre oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser og annen aktivitet i idrettslaget.

Personer som bistår idrettslaget gjennom administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. omfattes også. Både de som trener, konkurrerer, eller på annen måte bidrar til aktivitet i idrettslaget, skal registreres som aktive innen den eller de idretter eller grener deres aktivitet er knyttet til.

Medlemmer som på eget initiativ transporterer familiemedlemmer til og fra trening eller idrettsarrangementer o.l., anses ikke som aktivt medlem.

(Tekst hentet fra NIF sitt informasjonsskriv til alle idrettskretser og særforbund)

Hvordan registrere et medlem som "aktivt"?

Har dere kontroll på deres eget medlemsregister så vil man automatisk hente de rette tallene ved et tastetrykk i Samordna rapportering. Det er med andre ord jobben i forkant som er viktig her. Så lenge man vet hva og hvordan man gjør dette så er det en smal sak, og vi har derfor utarbeidet en enkel forklaring med skjermbilder nedenfor.

Viktig begrepsavklaring:

• Utvalg
• Gruppe
• Gren

Et utvalg er de ulike gruppene i idrettslaget. Det vil si at gruppene er organisert som utvalg. Under hver gruppe vil man finne grenene. For å gjøre et medlem «aktivt» må man plassere de i den/de respektive gren(ene) for at de skal telles som aktive.

Eksempel:

Idrettslaget Sprek IL organiserer langrenn, hopp og fotball. Langenn og hopp faller under særidretten ski og vil derfor ligge under «skigruppa», mens fotball ligger under «fotballgruppa». Sprek IL har derfor opprettet to forskjellige utvalg; 1) Ski og 2) Fotball. Disse to tilsvarer da gruppene i Sprek IL.

Skigruppa består videre av to grener; 1) Langrenn og 2) Hopp. Fotballgruppa består bare av én gren; 1) Fotball.

Pål er aktiv i både langrenn og fotball, mens Siri er aktiv i hopp. Pål må derfor plasseres i både grenen langrenn og grenen fotball, mens Siri må plasseres i grenen hopp.

FORKLARING I KLUBBADMIN

Har du spørsmål eller trenger du hjelp, så ta kontakt med din idrettskrets eller skikrets. Se forklaringer nedenfor og video nederst på siden.

Forklaring fra NIF-IT Tidligere infosak Tidligere forklaring