Hopp til innhold

Norges Skiforbunds personvernerklæring

Alle skal kunne være trygge på at vi behandler deres personopplysninger på en ansvarlig måte. I forbindelse med nye personvernregler (GDPR), finner dere her vår personvernerklæring. I personvernerklæringen finner dere også informasjon om hvordan dere tar kontakt ved eventuelle spørsmål og hvilke rettigheter dere ellers har. I tillegg kan dere lese nærmere om idrettens håndtering av GDPR, gjennom NIFs nettside. NSF er et organisjonsledd i NIF.

Gå til NIF nettside

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Norges Skiforbund (heretter NSF) behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som et organisasjonsledd under Norges Idrettsforbund med idrettens sentrale databaser og i forbindelse med besøk på nettsider som www.skiforbundet.no og sider knyttet til våre IT-løsninger.   

Vi tar personvern på alvor og er opptatt av å ivareta personvernlovgivningen slik at vi ivaretar personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Alle skal kunne være trygge på at vi behandler deres personopplysninger på en ansvarlig måte.

Denne personvernerklæringen gir opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan de samles inn og hvilke rettigheter du har når personopplysninger om deg er registrert hos oss. NSF er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som beskrives her. Generalsekretæren i NSF er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av NSF, mens tilsvarende ansvar finnes hos de respektive skikretser og klubber som behandler persondata. 

Du finner informasjon om behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten generelt på www.idrettsforbundet.no (velg temasider og retningslinjer).

Medlemsopplysninger

NSF behandler personopplysninger om medlemmer som er nødvendig for ditt medlemskap og din aktivitet i skiidretten.  Registrering av medlemsopplysninger er en forutsetning for medlemskap i norsk skiidrett.

Blant opplysningene som kan behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, familierelasjoner, betalingskrav, lisens/forsikring, påmeldinger til kurs og konkurranser, resultater, kompetanse (idretts-cv), roller du har idretten og annen informasjon som er relatert til medlemskap og aktivitet. Dersom du ikke registrerer deg selv gjennom Min idrett, blir dine opplysninger registrert av klubben eller det organisasjonsleddet du har din kontakt med. Min idrett er i utgangspunktet løsningen til Norges Idrettsforbund, som benyttes av NSF. Det er NIF som er behandlingsansvarlig for Min idrett.     

Nettsider og sosiale media

Nyhetsbrev

Sponsorer i NSF mottar nyhetsbrev og/eller annen informasjon per epost. Dette er frivillig. For å kunne sende nyhetsbrevet til riktig person er det nødvendig å registreres med navn og e-postadresse.

Disse opplysningene lagres på en sikker måte og vil ikke bli videreformidlet til andre.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke.    

Informasjonskapsler på nettsider («Cookies»)

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjon om din bruk av våre nettsider lagres i en informasjonskapsel på din PC. Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av informasjonskapsler krever at den besøkende er informert om at informasjonskapslene brukes og har samtykket til dette.  De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.  

NSF benytter analyseverktøy for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsidene. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. Vi bruker analyseverktøyet kun for å innhente generell informasjon.   

Mottakere av personopplysninger

NIF benytter Buypass AS som er underleverandør for NIFs løsning for brukertilgang/pålogging til idrettssystemene, og utleverer fødselsnummer, navn, mobiltelefon og e-postadresse i denne sammenheng. Gjennom Min idrett gjøres påmelding og betaling til ulike skirenn og videre betales skilisensen også gjennom Min idrett. Betalingsløsningen er satt opp av NIF, som har en avtale med Buypass AS.

NSF vil i forbindelse med påmelding til konkurranser utlevere basis personopplysninger for utøvere og støtteapparat til arrangøren av arrangementet i tråd med de krav som stilles til slik utlevering. Det rettslige grunnlaget for slik utlevering er at det er nødvendig for at NSF kan oppfylle sine avtaler med den enkelte utøver og medlem av støtteapparatet.

For øvrig vil personopplysningene som er relevante i forhold til den enkeltes tilknytninger til skiidretten, bli behandlet av NSF. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å administrere den enkeltes tilknytning til NSF, som er grunnlaget for utøvelse av idrettsaktiviteter og støttefunksjoner.

NSF utleverer personopplysninger til Brønnøysundregistrene/Frivillighetsregisteret for styre og ledelse i alle juridiske organisasjonsledd fordi vi er rettslig forpliktet til dette.

Personaladministrasjon og utøveradministrasjon

NSF behandler personopplysninger for å kunne utøve nødvendig personaladministrasjon og utøveradministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, ferie/fravær, opplysninger om pårørende, utdannelse og stilling. For utøvere behandler vi også opplysninger om medisinbruk, bruk av kosttilskudd og bruk av løperfondet. Opplysningene lagres i Simployer, som vi har en Databehandleravtale med.  Den enkelte ansatte har selv tilgang til egne opplysninger i Simployer, og det arbeides med at den enkelte utøver også får den samme tilgangen.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle ansettelsesavtalen eller utøveravtalen med den enkelte.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon eller utøveradministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos NSF eller så lenge vedkommende er en NSF-utøver, samt i en periode etter at ansettelsesforholdet eller utøverforholdet er avsluttet i henhold til det som er påkrevd av regnskapslovens oppbevaringsplikt.

NSF bruker Webcruiter ved rekruttering til stillinger. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling, med mindre vedkommende blir ansatt.

Særskilt for toppidrettsutøvere om fysiske tester og helse

NIF ved Olympiatoppen behandler personopplysninger i forbindelse med særskilte toppidrettsforhold som ulike søknader, fysiske tester og helseopplysninger.  Helseopplysninger for toppidrettsutøvere registreres i samsvar med helselovgivningen.

For søknader og registrering av fysiologiske data i forbindelse med tester mv. kreves det samtykke av utøveren, og NSF vil ikke behandle slike helseopplysninger om deg uten at du har gitt ditt samtykke.

For landslagsutøvere har vi en ordning med helseattest. Den består av to deler, en egenerklæring fra utøver og et skjema fra en undersøkelse utført av fastlege. Det er bare en person hos NSF som har tilgang til helseattestene, og de blir oppbevart på en sikker måte. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke.  

Avidentifisering og sletting av data

NIF har en detaljert oppstilling i forhold til når en person kan slettes i idrettens systemer. Dette må NSF, som et organisasjonsledd under NIF, forholde seg til. Ulike lover stiller krav til oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til idretten er avsluttet.  Eksempler på dette er i forbindelse med forsikring/lisens og bokføring av økonomiske transaksjoner, eller at en har idrettsresultater eller roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.

Før data blir slettet vil det også være aktuelt å lagre disse i pseudonymisert form for at idretten skal kunne bruke basisopplysninger som f.eks. kjønn, fødselsdato, poststed og idrett som grunnlag for statisk analyse av f.eks. medlemsutvikling og frafall eller utvikling/endring i tillitsvalgte over tid.

For personer som ikke omfattes av slike forhold, vil data bli slettet ett år etter at forholdet til idretten er avsluttet.    

Rett til innsyn

Enhver kan kreve å få vite hva slags behandling av personopplysninger NSF foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom du er registrert i NSFs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilken kilde personopplysningene kommer fra, dersom opplysningene ikke er gitt av deg selv.  Dette gjelder f.eks. data registrert i konkurranseaktivitet. Det gis innsyn i en samlet oversikt av opplysninger basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne ivareta egne interesser.

Retting, sletting og behandling av personopplysninger

Dersom NSF behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at NSF skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.

NSF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. NSF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Du har også rett til å protestere mot vår behandling av dine opplysninger. Dersom det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller at vi behandler personopplysninger vi ikke har grunnlag for å behandle, har du rett til å kreve at vi retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette. Du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i den perioden vi bruker til å kontrollere riktigheten av behandlingen.

Trekke samtykke

Dersom behandlingen av dine persondata er basert på avgitt samtykke, kan du trekke ditt samtykke når du ønsker.  NSF vil da slette dine persondata med mindre NSF har hjemmel for å ivareta informasjon av hensyn til arkivformål i allmennhetens interesse eller andre lovhjemler.  Når du trekker ditt samtykke innebærer det at ditt forhold til NSF avsluttes, og at f.eks. roller og verv du har avsluttes. Når samtykket trekkes påvirker det ikke lovligheten av den behandling som har vært utført frem til samtykket trekkes tilbake.

Dataportabilitet

Du har rett til å be om utlevering av dine persondata i et maskinlesbart format for å kunne ta disse med til tredjepart. For utlevering av data i slik form vil dette skje basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan rettes til post@skiforbundet.no (merket Personvern) eller telefon 21 02 90 00.

Klage

Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på www.datatilsynet.no.

NIF-EPI03, 03
NTB scanpix