Hopp til innhold

Instruks for reiseledere 2017-2018

Her følger en oppdatert innstruks for reiseledere under nasjonale renn.

Reglementet gjelder for NM junior og senior, Hovedlandsrennet, ungdomsstafetten og Norgescuprenn for junior.

A. GENERELLE REGLER

  1. Det utnevnes en hovedleder som har hovedansvaret under rennet.
  2. Reise til og fra arrangementet ordnes av hver enkelt klubb/team.
  3. Overnatting ordnes av skikretsen
  4. Påmelding til renn (fellesopplegg) er bindende. Frafall godtas bare ved force majeure og det behøves legeerklæring ved sykdom.
  5. Utgiftene vedr. rennet dekkes på følgende måte:
    1. Reise og opphold betales av utøver/klubb/team
    2.  Kretsen dekker reiseutgifter for reiseleder på Hovedlandsrennet og ungdomsstafetten
    3. Ved Norgescuprenn junior blir utgifter til reiseleder en spleis mellom krets og klubber. Reiseleder ordner selv rimeligst mulig billetter og sender reiseregning til kretskontoret i etterkant.
    4. Utgifter for smørebod og startkontingent (v/stafett) forskutteres av skikretsen og faktureres lagene i etterkant av arrangementet. Kretsen bestiller smøreplass ut fra antall løpere som er påmeldt/ svar fra klubbene på questback

Klubber som ikke har betalt fakturerte utlegg fra tidligere reiser, kan bli utelukket fra deltakelse dersom disse ikke blir gjort opp. Utgifter som forskutteres av skikretsen skal tilbakebetales senest 2 uker etter at avregning er mottatt. Fakturaen må sendes innen kort tid etter arrangementet

B. KRETSKONTORETS PLIKTER

  1. Bestille overnatting ut fra forbundets tildelinger. For Norgescuprenn gjøres bestillingene av kretskontoret i samarbeid med LK.
  2. Orientere uttatte hovedledere om bestillinger og er behjelpelig med rutiner og oppgaver.
  3. Offentliggjøre bestillinger, hovedledere og påmeldingsrutiner på skikretsens nettside.
  4. Offentliggjøre renninnbydelser og eventuell annen informasjon fra rennarrangørene på skikretsens nettsider.
  5. Har kontakt med overnattingssted og justere bestillingene om behov.
  6. Bestille smørebod i samråd med hovedleder.
  7. Utarbeide endelig regnskap basert på innkomne opplysninger fra hovedleder, og fakturere lagene for påløpte utgifter i etterkant av arrangementene.
  8. Sende regnskap til LK leder.

 

C. LANGRENNSKOMITEENS PLIKTER

  1. Samarbeider med kretskontoret og hovedleder om bestilling av overnatting og smøreplasser.
  2. Tar ut hovedledere til alle renn så tidlig som mulig etter endt sesong.
  3. Gjennomgå regnskap og evalueringsrapport fra hovedleder.

 

D. HOVEDLEDERENS PLIKTER

  1. Planlegge og bestille egen reise senest 2 måneder før arrangementsstart
  2. Avklare oppgavefordeling mellom kretsens klubber ved påmeldingsfrist. Oppgavefordelingen er som følgende:
  • transport til og fra arena inkl evt bestilling av leiebiler i forkant
  • etablerer smøreteam (i samarbeid med LK) – feste og glider.
  • Etablerer et sekunderingsteam (i samarbeid med LK)
  • en person i målområdet
  • en person i startområdet
  1. Er lagenes kontaktperson for arrangementet og har ansvaret for å løse eventuelle oppgaver/spørsmål som dukker opp forkant av reise
  2. Påse at løpere som reiser uten leder har den oppfølging de trenger
  3. Være kretsens hovedansvarlige under oppholdet og selve rennet.
  4. Delta på arrangørens lagledermøter.
  5. Har ansvar for å følge opp alle løperne, både før, under og etter rennet. VIKTIG OPPGAVE! Hovedleder skal være tilstede for løperne under hele oppholdet og under renndagen. Hovedlederen har ikke andre oppgaver under arrangementet.
  6. Bekjentgjøre og gjennomføre koordineringsmøte på overnattingssted. Møte skal avholdes dagen før hver konkurranse.

Del 1: Løpere og ledere

  • Oppsummering fra lagledermøtet
  • Gå gjennom løypekartene.
  • Avreisetidspunkt til arena

Del 2: Ledere (løperne får fri)

  • Gå gjennom oppgavene for renndagen jf. punkt 2.
  • Evt. avklare andre behov og endringer som måtte oppstå 
  1. Har ansvaret for uttak av stafettlag. Det utnevnes en representant fra hver sone til uttak av stafettlag. Uttakskomiteen skal være klart før avreise til rennet.
  2. Sende reiseregning til kretskontoret senest 2 uker etter arrangementet.
  3. Godkjenne endelig regnskap for arrangementet utarbeidet av kretskontoret.
  4. Sende evalueringsrapport til LK leder og kretskontoret senest 2 uker etter arrangementet. Rapportmal er fås på kretskontoret.

 

E. KLUBBEN/TEAMETS PLIKTER

  1. Klubbene melder på utøvere til arrangementet innen oppgitte frister i terminlista /arr. hjemmeside
  2. Klubber/team har selv ansvaret for å kontakte reiseleder for å motta nødvendig informasjon.
  3. Klubber/team har ansvaret for å betale for det bestilte antall overnattingsplasser. Ansvaret for ev. avbestillinger ligger hos bestiller. Betalingsmåte kan variere, men hovedregelen er at kretskontoret etterfakturerer
  4. De klubber som ikke er med på fellesopplegget (overnatting, sekundering og smøring) til Nordland skikrets må sørge for å få alle informasjon gitt på lagledermøte/ kretsmøte og for øvrig gjøre avtale ifm smøring og sekundering med kretsen.
NIF-EPI03, 03