Det er Norges Skiforbund og firmaet e-vita har inngått et strategisk samarbeid om utvikling av en arrangørportal (EventPortal). Første utgaven har arrangørene av prøve-VM allerede tatt i bruk. Når flere tusen frivillige skal registreres og behandles, må effektive informasjonssystemer tas i bruk.

- Det som blir fantastisk med dette systemet, er at vi kan få flere tusen navn i basen som arrangørene kan bruke om noen år, og som arrangører i Norge kan dele seg i mellom. Ikke minst også at arrangørene på tvers av grener og sted kan dele verdifull informasjon, og sikrer en enklere kompetanseoverføring fra år til år. Portalen vil radikalt bidra til mer effektiv og forutsigbar gjennomføring av arrangementer, både store og små. Den enkelte arrangører vil få frigjort tid som benyttes på tidkrevende manuelle oppfølgingsaktiviteter og heller fokusere på oppgaver som gir bedre kvalitet på innholdet i selve arrangementet, mener Lund.

Det er firmaet iKnowBase Solutions i Hammerfest som utvikler portalen. Dette selskapet er etablert av e-vita og skal levere saas baserte portalløsninger til et internasjonalt marked.

- Mange arrangører er positive. Dette blir også en ny måte å arbeide på for arrangører. Mens noen arrangører kan klare å ta i bruk systemet i løpet av kort tid, kan enkelte måtte bruke flere år. Men det er generell positivitet til at alle de største arrangørene kommer til å ta i bruk systemet, sier Lund.

Ski VM Oslo 2011 er i gang som pilotbruker og flere større VM-arrangører står i startgropa. Dette er Rjukan med Telemark VM i 2011 i mars, Vikersund med skiflyings-VM i 2012, Voss med NM på ski 2012 og freestyle-VM i 2013.

En enkel utgave for små og mellomstore arrangører vil være tilgjengelig fra slutten av september.

- Vi har også en dialog med Det internasjonale skiforbundet (FIS) om å benytte løsningen, sier Lund.

FIS og nye VM arrangører.
Arrangørportalen ble egentlig startet opp gjennom et prøveprosjekt i forbindelse med NM på ski 2008, men er blitt kontinuerlig utviklet.
 
Arrangementssjef Roy Evensen i Ski-VM har tatt i bruk systemet.
- Ved hjelp av noen enkle tastetrykk kommer du inn til et sted hvor du kan ha full oversikt og dele planer og informasjon med de som trenger det. Det er hele poenget med en slik portal. Det må bli så bra at alle som skal ha tilgang til den, skjønner at de har noe å hente når de går inn på portalen. Vi kommer nok til å slite litt i starten for å få egen VM-administrasjon og våre egne VM-ledere til å ta i bruk systemet, og vil nok være en modningssak. Men dette vil være et kjempeverktøy blir det utviklet og brukt riktig, mener Evensen.

Men han retter også en advarsel
- Det kan ikke bli sånn at du kan gå inn på siden og hente en fasit for hvordan du skal arrangere skirenn. Den tradisjonelle planlegginga ved at flere sitter sammen og diskuterer, er svært viktig. Lederskapet kan heller ikke være foran en pc, mener Evensen.
 
IKnowBase Solutions ledes av Stig I. Linna og Håvard Jørstad. Etableringen av firmaet gjøres mulig gjennom god bistand fra Innovasjon Norge og Inkubator Nord. Det er dette selskapet NSF har gjort avtale med i forhold til arrangørportalen.

iKnowBase Solutions jobber i første omgang sammen med Norges Skiforbund for å realisere en EventPortal som understøtter gjennomføringen av ulike arrangement, med spesielt fokus på informasjonsdeling og samhandling.  Portalen gjør det vesentlig enklere og mer forutsigbart å gjennomføre ulike typer av arrangement, både innen sport og kultur.
 
 
Fakta
Om e-vita og iKnowBase Solutions
www.iknowbase.com og www.evita.no